Bien gérer la caisse enregistreuse de votre commerce

Les obligations légales

La réglementation en vigueur oblige les commerçants à tenir quotidiennement des livres de caisse. Dans ce dernier doit être répertorié toutes les transactions effectuées en espèces, voire toutes les recettes de la journée, et recenser tous les modes de paiement (espèces, carte, chèque, etc.).

Un livre de caisse au sens strict ne reflète que les transactions en espèces, mais dans un grand nombre d’entreprises, il enregistre toutes les recettes, quel que soit le mode d’encaissement.

La tenue du livre de caisse nécessite un certain formalisme.

Chaque flux de trésorerie produit quotidiennement doit être enregistré sans aucune modification. On lui attribue un numéro qui correspond à une pièce comptable, telle qu’une facture, un reçu ou autres. 

Il faudra distinguer les paiements entrants et sortants en utilisant deux colonnes différentes. Pour les encaissement il faut bien indiquer s’il s’agit d’espèces ou de chèques.

En fin de journée, le total des recettes et celui des dépenses doivent être calculés et inscrits sur le livre de caisse.

Compter son fonds de caisse régulièrement

Posséder un logiciel de caisse n’empêche pas les erreurs, en particulier les paiements pour les paiements en espèces. Par conséquent, votre trésorerie doit être comptabilisée correctement après chaque jour ouvrable ou selon un autre rythme basé sur le nombre de transactions effectuées.

Afin de réduire les erreurs d’encaissement pour les paiements en espèces, nous vous recommandons l’utilisation d’un monnayeur de caisse. 

Les clients autonomes dans la gestion de leur paiements placent les pièces et les billets directement dans la machine. Cette dernière s’assure que ceux-ci sont réels et apporte des modifications si nécessaire. Cela fait gagner du temps à votre personnel ainsi qu’à votre comptabilité en caisse.

Respecter les plafonds de paiement

N’oubliez pas que les règlements en espèces sont légiférés :

“ Le paiement en espèces d’un particulier à un professionnel ou entre professionnels est autorisé jusqu’à 1 000 €. Ce plafond est relevé à 15 000 € si le domicile fiscal de la personne qui effectue l’achat est à l’étranger et qu’elle règle une dépense personnelle (par exemple, achat d’un véhicule à usage privé).”

Transcription comptable des opérations de trésorerie

Le livre de caisse fait partie intégrante du bilan. Il ne devrait apparaître que dans les transactions en espèces sur le compte de résultat. 

Au bilan, il doit être inscrit à l’actif dans le poste de l’actif circulant.

source : ionos.fr

S’équiper d’un logiciel de caisse adapté à son activé

Depuis le 1er janvier 2018, tous les commerçants doivent disposer d’un logiciel de paiement sécurisé. Cette obligation s’inscrit dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA.

Addictill propose un logiciel de caisse commercial doté de fonctionnalités spécifiques à votre activité. En effet, les besoins d’un gérant de bar ne sont pas les mêmes que ceux d’un boulanger, d’un buraliste ou d’un commerce de détail.

Quel est le risque d’une comptabilité de livre de caisse erronée ?

Des erreurs dans le livre de caisse peuvent entraîner un rejet par l’administration fiscale. En cas de violation des lois et directives fiscales, telles que des informations manquantes ou des modifications ultérieures, le fisc peuvent réagir comme suit :

• Retour des documents soumis avec une demande de correction relative aux informations manquantes ou erronées.
• Ajustements effectués directement par le fisc en utilisant des estimations partielles ou globales de manière indépendante.

Des sanctions ou des procédures pénales peuvent s’appliquer en fonction de l’ampleur et de la gravité de l’infraction commise :

• Retrait d’avantages fiscaux, tel que l’allègement de la TVA.
• Estimation défavorable de l’assiette fiscale
• Procédures fiscales

Les avantages d’un livre de caisse électronique

Un logiciel pour tenir un livre de caisse peut vous faciliter la tâche.

L’utilisation des logiciels de caisse Addictill signifie non seulement moins de frais administratifs, mais aussi plus de sécurité en termes de contrôle opérationnel.

Vous l’aurez compris, il est particulièrement important que votre livre de caisse réponde également aux exigences des autorités fiscales. 

Un logiciel professionnel vous fait gagner du temps et rend la comptabilité de caisse plus précise. Il enregistre de manière fiable les écritures des livres et documents comptables créés. 

Tous les documents exigés par les autorités fiscales sont disponibles en téléchargement.

En conclusion, la tenue comptable de la caisse demande beaucoup de rigueur. Tout manquement vous expose à des sanctions financières et même pénales.

Tout l’enjeu sera donc de vous équiper correctement. N’hésitez pas à contacter nos équipes pour faire le point et définir avec vous la solution la plus adaptée.