Un inventaire de stock réussi en 5 étapes

Choisir le bon moment

Comme indiqué en introduction, l’inventaire doit être réalisé avant la clôture de l’exercice comptable. Nous vous recommandons de le réaliser à une date qui en soit proche. De plus, qui dit inventaire, dit fermeture du lieu au public et donc manque à gagner. Pour choisir le moment le plus opportun, n’hésitez pas à vérifier vos pics de fréquentation. En effet, si celui-ci est en début d’après-midi, préférez une fermeture en fin d’après-midi, en commençant par la réserve s’il y en a une, pour ne pas trop perturber l’activité. Autre astuce pratique concernant le timing, c’est de faire l’inventaire au moment où les stocks sont au plus bas comme après les soldes.

• Impliquer les équipes

Comme le dit l’adage : « Personne ne peut siffler une symphonie tout seul, il faut tout un orchestre pour la jouer. » En d’autres termes, les managers ne pourront réaliser l’inventaire seuls. Ils devront être entourés d’un nombre plus ou moins grand d’inventoristes, selon la taille de la structure. S’il est vrai que vous pouvez faire appel à des étudiants, des intérimaires ou encore à des sociétés spécialisées, nous vous recommandons fortement d’impliquer vos salariés. Ils connaissent déjà les produits, leurs emplacements et où trouver les codes-barres.                                               

• Préparer les lieux 

Maintenant que vos équipes sont motivées, il faut, quelques jours avant l’inventaire, préparer les lieux. Mettez de l’ordre dans votre réserve et votre lieu de vente. Retirez les produits détériorés des rayons ou de vos stocks en réserve puisque vous ne pourrez les vendre. Il est également possible que certains cartons soient vides du fait de vols. C’est l’occasion de s’en débarrasser. Assurez-vous que tous les produits aient un code-barre lisible qui permettent de les identifier et qu’ils soient accessibles. Subdivisez les lieux en différentes parties que vous assignerez aux équipes au moment de l’inventaire. Les repères visuels clairs peuvent aider dans l’avancement d’un travail si minutieux.

• Choisir le type d’inventaire adapté

On ne le dira jamais assez, l’efficacité d’un bon inventaire passe par le recours à une méthode efficiente. Cette dernière diffère selon la taille de votre entreprise et le type de biens ou services qu’elle commercialise. Il existe deux principales méthodes d’inventaire :

• • • L’inventaire tournant

Cette méthode permet de répertorier les entrées et les sorties du stock au fur et à mesure. Le comptage est réalisé plusieurs fois par an. Il convient aux entreprises ayant beaucoup de stock et plusieurs lieux de stockage.

• • • L’inventaire permanent

Cette méthode permet de répertorier les entrées et les sorties du stock au fur et à mesure. Le comptage est réalisé plusieurs fois par an. Il convient aux entreprises ayant beaucoup de stock et plusieurs lieux de stockage.

Également appelé « inventaire informatique », cette méthode est adaptée aux entreprises ayant peu de stock et peu de références. Cela permet d’être informé en temps réel de l’état des stocks.

Dans les deux cas, réaliser un double comptage est un moyen efficace de limiter les erreurs.

• Choisir le bon outil

Les avancées technologiques ont apporté des solutions plus rapides. C’est la raison d’être des tablettes qui permettent aujourd’hui d’enregistrer plus vite les marchandises dans des logiciels de gestion de stock.

Après les avoir comptés, il faut valoriser la marchandise ainsi que les produits afin qu’ils apparaissent au niveau comptable. Pour cela, nous vous recommandons de vous équiper d’un outil suffisamment performant pour comparer les chiffres obtenus après le comptage avec ceux initialement connus.